Querido Gmail lleno de posibilidades y buenas prácticas, enséñame truquillos que mejoren mi día a día…
Gmail representa en el mundo digital, la plataforma más utilizada en el mercado (na) y sigue creciendo. Las facilidades y comodidades asociadas al universo Google, te permiten gestionar las tareas en un sólo lugar y concentrar todo en un mismo sitio.
Por ello te voy a enseñar 8 trucos y tips para Gmail. Una maravilla aunque sabemos las consecuencias de los grandes tecnológicos.
Trucos para gmail que te encantarán
1· Programa tus correos en Gmail
Algo sencillo y tan valioso no te podría faltar en este primer consejo.
Los pequeños detalles son necesarios y con los que podemos sacar beneficios en todos los aspectos. Así que lo de programar correos en gmail, me parece un acierto.
Quizás algún día has acabado tarde de trabajar y te has puesto a pensar, “estas no son horas para contestar”, “mañana le escribo sin falta” y al final deriva en que, o se te olvida o lo acabas mandando a las 12 de la noche y eso NO está nada bien.
Por ello te voy a enseñar cómo programar tus correos en Gmail para llevar un orden mental y unos horarios laborales como dios manda.
Pasos a seguir para programar tus correos:
- Abre Gmail
- Redacta tu correo con la información correspondiente
- STOP! No cliques en el botón enviar. Haz clic en el botón contiguo “Más opciones de envío”
- Se abrirá así un desplegable donde podrás elegir la fecha y la hora que te sugiere el propio Gmail o también puedes elegir la fecha y hora que prefieras.
- Cuando elijas la fecha y hora se mostrará una nueva etiqueta en tu menú llamada “programados” así podrás visualizar que correos están pendientes de envío.
- Abre esa carpeta y podrás también cancelar el envío de un correo que se transformará en borradores una vez cancelado, todo ello por si necesitas modificar la fecha, la hora o de lo contrario tienes que cambiar, añadir o eliminar contenido de éste.
Fácil, cómodo y para toda la familia.📝📬
2· Crea plantillas de correo en Gmail para evitar contestar siempre lo mismo y ganar tiempo
¿Qué es eso de las plantillas? Si no quieres estar escribiendo una y otra vez el mismo email y quieres optimizar tu preciado tiempo, las plantillas de Gmail te ayudarán más de lo que piensas.
Por ejemplo, si tienes que responder constantemente las mismas preguntas, mandar información sobre tus cursos online, presupuestos o cualquier tipo de info que sea similar y siempre sea repetitiva, no te compliques y comienza a utilizar esta función en los correos de Gmail.
¿Y cómo lo tienes que hacer?
Fácil. Primero activarás esta función para tus futuras y esperadas plantillas de texto. Para ello abre tu Gmail y una vez dentro, haz clic en configuración:
Clic en “Ver todos los ajustes”> “Avanzadas” (menú superior)> Plantillas (Habilitar)> Guardar cambios
Ya podrás crear tu primera plantilla activando esta opción y siguiendo estos pasos:
- Redacta tu correo en el botón de Redactar como haces de costumbre.
- Escribe el texto que quieras guardar para hacer la plantilla.
- Clic en los tres puntos ⋮ que aparecen en la parte inferior derecha de tu correo llamada “Más opciones” > plantillas> Guardar borrador como plantilla> Guardar como plantilla nueva.
¡Y ya estaría! Cuando vuelvas a redactar un nuevo correo podrás seleccionar e insertar la plantilla ya creada y personalizarla con el nombre del remitente si quisieras.
En este vídeo podrás ver todo el proceso para elaborar tus plantillas en Gmail:
3· Crea tu firma en Gmail
Te habrás fijado que tanto empresas, autónomos y gente de business tienen en el pie de página de sus correos, al finalizar éste, un texto con datos personalizados en el que pueden aparecer datos como el nombre de la empresa, dirección, página web, redes sociales y textos legales.
¿Qué puedes conseguir con esto? Le darás un toque más profesional a tu empresa o tu negocio con información adicional para el cliente.
Y no, no te preocupes porque este texto no tendrás que ponerlo cada vez que redactes un nuevo correo, ¡faltaría más!
*Advertencia-consejo⚠ Aunque estemos dentro de la plataforma de Gmail, tienes que configurar tu correo de empresa según tu proovedor de hosting.
¿Cómo configuramos nuestra firma?
Como ves siempre tienes que clicar en Configuración> “Ver todos los ajustes” e ir a la sección correspondiente, en este caso General> Firma.
El propio Gmail te lo indica, esta info se adjunta al final de todos los mensajes. Deja volar tu imaginación aunque lo justo, aquí tampoco necesitas una creatividad rebosante. Podrás añadir textos y logotipo de tu empresa.
TIP: Si no quieres incluir un textazo enorme para la protección de datos en tu firma, genera un link a tu página web. Te lo explico todo en este vídeo:
4· Crear correos confidenciales con borrado automático
¿Esto suena muy policiaco verdad? Hay veces que los correo pueden contener información sensible, ya sean contraseñas, accesos a cualquier tipo de info y en definitiva, datos que serían recomendables proteger de alguna manera.
Con el correo confidencial de Gmail podrás configurar la caducidad de ese correo, es decir, la fecha que asignes será la fecha en la que los datos de este correo se borrarán y los destinatarios además no podrán reenviar, copiar o descargar el mail que les mandes con esta opción. También podrás añadir una contraseña que recibirá el destinatario a través de un sms para acceder a este correo.
¿Cómo crear un correo confidencial?
Es muy sencillo, cuando vayas a redactar tu correo y ya lo tengas completado, antes de enviarlo al destinatario vas a clicar en la opción de “cambiar a modo confidencial“:
Cuando hagas clic en este icono se abrirá una pantalla en la que podrás elegir la fecha de caducidad de este correo y si quieres o no crear una contraseña para acceder a este contenido:
5· Cambiar el modo de ver Gmail
Supongo que tendrás la configuración por defecto que te proporciona Gmail en la que te aparecen tres pestañas: la pestaña principal, social y promociones:
¿Sabías que puedes cambiar la visualización de tus correos y el modo de verlos en tu bandeja de entrada?
El modo que viene por defecto me parece caótico, apiñado y en definitiva un pitoste.
Desde hace unos años tengo siempre adaptada la opción de visualizar los correos no leídos primero y luego los correos leídos en un segundo plano, dando así más relevancia a los mails no leídos para llevar una mejor estructuración y que no esté todo mezclado y sin sentido.
¿Cómo cambio esta opción de visualización?
Tienes dos opciones, la más rápida es la siguiente:
Vete a configuración y el panel que se abrirá al hacer clic, te proporcionará el cambio que queremos aplicar en “Tipo de bandeja de entrada“
La segunda opción es ir a Configuración > Ver todos los ajustes> Recibidos > Tipo de bandeja de entrada. El mismo proceso pero con un recorrido algo más largo.
En definitiva tu panel y tu correo estarán más ordenados y más zen, ¿no crees?
6· Organiza tus correos creando etiquetas de color y filtros
Esta es otra de las funciones de Gmail que te ayudará a organizar tus correos mucho mejor.
A diferencia de otros servicios de correo, Gmail utiliza etiquetas y no carpetas, pero actúan de la misma manera.
Así por ejemplo, si necesitas tener un espacio para tu contabilidad, correos de interés o cualquier organización que necesites, las etiquetas te salvarán la vida. Organiza y ordena los correos por categorías a través de estas etiquetas personalizables.
¿Dónde encuentro las etiquetas y cómo las creo?
Tenemos dos opciones, la más directa está en el menú lateral de nuestro Gmail, vista en ordenador.
Busca “Más” > “Nueva etiqueta” > “Añade el nombre de la etiqueta” (correos asesoría, tutoriales web…) > “Crear”
Cuando añadas esta etiqueta será visible en el menú y podrás ponerle un color diferencial y así atribuirlo sólo a esa categoría.
También podrás acceder a estas etiquetas y crearlas clicando en configuración> Ver todos los ajustes> Etiquetas
¿Cómo clasificar los correos cuando he creado mi etiqueta?
Genial, ya hemos creado nuestras etiquetas pero, ¿y ahora qué? Ahora tenemos que decirle a Gmail que, ciertos correos entrantes también se etiqueten para hacer esta clasificación y se almacenen donde queramos, por ejemplo en la etiqueta de contabilidad.
La primera manera de clasificarlos es de forma manual, abre el correo que recibas y pincha en etiquetar como:
Así podrás ver tus etiquetas y seleccionar la que necesites en ese preciso momento y catalogar así el correo que acabas de abrir.
AUTOMATIZA EL ETIQUETADO CON FILTROS
Los filtros te ayudarán a automatizar esta clasificación en tus etiquetas. Por ejemplo, la asesoría con el correo correspondiente siempre deberá estar en la etiqueta “Asesoría negocio”.
Para no tener que estar adaptándola manualmente podemos usar los queridos FILTROS, con los que indicaremos a Gmail que, cuando recibamos ciertos correos asignados de ciertos remitentes, deberá trasladarlo a la etiqueta que hemos configurado previamente.
Yo por ejemplo recibo tips de SEO de ciertas empresas y automáticamente ese filtro lo clasifica en la etiqueta que tengo de SEO tips.
¿Cómo hacer un filtro en Gmail?
Ve a configuración> Ver todos los ajustes> Filtros> Crear un filtro.
Introduce el correo de la empresa que quieras automatizar > Crear filtro> Aplicar en la etiqueta…
y, ¡voilá! todos los correos se almacenarán en tu etiqueta ya creada correspondiente, ¿maravilloso no?
En definitiva tenemos las etiquetas donde clasificar los correos y la automatización de alguno de ellos para tener todo ordenado y controlado, en este vídeo te lo explico de una manera muy sencilla:
7· Cómo comenzar una videollamada con Google meet pc+ móvil
REUNIONES ONLINE CON GOOGLE MEET
La pandemia nos ha obligado más que nunca a adaptarnos a las nuevas tecnologías, en concreto a las videoconferencias y reuniones online de las que vamos a hablar y Gmail no iba a ser menos.
Google meet es otra de las aplicaciones que Gmail ofrece para centralizar todo tu trabajo y tus necesidades. Acceder a Google meet para realizar una reunión es muy fácil:
Desde tu PC tienes dos opciones:
1. Entra directamente en google.meet.com e instala la app para ordenador.
2. Entran en tu Gmail primero y accede a reuniones en el menú lateral.
Tendrás esta dos opciones y podrás elegir la que más te guste o te apetezca.
Así podrás crear una nueva reunión cuando accedas a estas dos opciones. Haz clic en Reunión> Enviar invitación y podrás enviar la invitación copiando el enlace generado o a través del correo electrónico que le llegará a la persona o personas que vayan a participar ese mismo día u otro que quieras programar.
Si de lo contrario te envían a ti un código de acceso para una reunión en Google Meet tendrás que copiar ese código que te hayan proporcionado:
En tu dispositivo móvil también tienes dos tipos de acceso para empezar tu videollamada.
- Descargándote la App de Google meet tanto en google play como en App store de Apple.
- Si accedes directamente a la App de gmail en tu móvil verás nada más entrar correo o reunión. Los pasos para crear una reunión son los mismos que en pc, ¡facilísimos!
8· Acceso directo a Gmail desde Google Chrome
Llegamos a nuestro último tip en el que te explicaré cómo tener acceso directo a tu Gmail desde Google Chrome y de una manera muy sencilla y reconocible.
Y esto lo haremos con las extensiones de Google Chrome.
¿Y qué son estas extensiones? Son funciones extra que añadimos al navegador de Chrome para añadir nuevas funcionalidades y generar así un mejor y mayor rendimiento con ellas.
En mi caso te muestro todas las que tengo (y las que no aparecen), me encantan estas extensiones porque me ayudan tanto en temas web como de diseño gráfico, así que haré un nuevo post analizando todas ellas sí.
Estas extensiones aparecen a la derecha de la barra de direcciones, donde añades la url para así tener más visibilidad y control. Y como ves tengo añadida, la extensión de Google Mail Checker, que me proporciona de un vistazo los correos no leídos y un acceso directo para abrir Gmail.
Seguramente tengamos otras extensiones parecidas dentro de Google Chrome store pero por el momento es la única que he utilizado para ello.
Entonces, ¿cuáles son los pasos a seguir para acceder y descargarme esta extensión?
- Accede a la página oficial de Google Chrome store
- En el buscador introduce en nombre de Google Mail Checker
- Clic en la extensión y dale a “Añadir a Chrome“
- ¡Y ya lo tendrás instalado!
Si no encuentras el icono como te mostraba anteriormente en mi navegador, sigue estos pasos:
Gestionar las extensiones
- En tu ordenador, abre Chrome.
- Arriba a la derecha, haz clic en Más
Más herramientas
Cuando accedas podrás activar o desactivar la extensión para que se muestre o no.
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